POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS
ON ARCHITECTURE S.A.S.
ON Architecture S.A.S., establecimiento identificado con el NIT. 901423806-3, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá DC, Colombia; reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, accionistas, aliados y en general de todos sus grupos de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal, por lo que en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales, adoptó la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Principios
La protección de datos personales gestionada por ON Architecture S.A.S. estará sometida bajo los siguientes principios o reglas fundamentales:
• Consentimiento informado:
La sociedad informara por medio del “formulario de conocimiento al proveedor, del cliente (natural y jurídico) y el Formato de Aviso de privacidad de datos personales” el uso y el tratamiento que se le dará a los datos personales y de los documentos soportes entregados, el desarrollo y la factibilidad del proceso se hará siempre y cuando se cuente con la autorización dada por el tercero.
• Finalidad de los datos personales
El tratamiento de datos personales obedece a lo descrito en el presente manual en el que se explica detalladamente la utilización y su función dentro de la organización, adicionalmente responde a lo descrito en la Constitución y la ley, la cual obliga a los responsables del tratamiento informar de manera concreta, precisa y previa al tercero el tratamiento de sus datos.
• Principio de veracidad o calidad:
La información solicitada por ON Architecture S.A.S. debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Cualquier actividad desarrollada por ON Architecture S.A.S. la cual involucre el Tratamiento de datos se rechazara si este se encuentra parcial, incompleta, fraccionada o que induzcan a error.
• Principio de transparencia:
En el tratamiento se debe garantizar el derecho del titular a obtener del responsable, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
• Principio de finalidad:
El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
• Principio de acceso y circulación restringida:
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
Excepciones
Los datos podrán ser remitidos con objeto de tratamiento para el desarrollo del negocio o del contrato a diferentes entidades inherentes al ejercicio jurídico celebrado, tales como entidades financieras aliadas, caja de compensación, Secretaria del Hábitat, empresas de servicios públicos, notarias y entidades judiciales.
ON Architecture S.A.S. reportará y suministrara los datos a las autoridades competentes en los términos que señala la circular básica jurídica de la superintendencia de sociedades , sobre el autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo a las situaciones que llegaran a ser catalogadas como una operación sospechosa o una operación intentada, por lo tanto los datos personales que son objeto de tratamiento, se conservaran por el período que la normatividad vigente así lo exija y se presentaran a estos entes gubernamentales.
Adicionalmente la información contendida en las bases datos serán entregados a entidades gubernamentales o judicial\es que la requieran, bajo la disposición de la ley.
Ámbito de Aplicación (Tratamiento de la infromación)
El presente manual se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado por las distintas actividades y canales desarrolladas por la organización en el territorio colombiano.
Todos los procesos organizacionales de ON Architecture S.A.S. que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán cumplir lo estipulado en estas políticas..
Los principios y disposiciones contenidos en esta Manual aplicarán a cualquiera de los siguientes terceros siempre y cuando se recolecte información de datos personales que se encuentren en custodia de ON Architecture S.A.S.
Clientes
ON Architecture S.A.S. informará al cliente del tratamiento que se hará de sus datos personales y su finalidad; el desarrollo y la factibilidad del negocio se hará siempre y cuando se cuente con la autorización dada por el cliente.
LA SOCIEDAD solicitará los documentos necesarios del cliente para el desarrollo del proceso de vinculación comercial, con el propósito específico de:
1. Comercial
• Evaluar y aprobar el vínculo comercial tomando como referencia la consulta en centrales de Riesgo y listas restrictivas.
• Verificar los orígenes de fondos, por los cuales se hará la compra del bien inmueble.
• Supervisar la solvencia y el comportamiento de pago del cliente
• Realizar seguimientos comerciales
2. Mercadeo
• Informar por medio electrónico, mensaje de texto o correo físico sobre eventos, promociones y publicidad de los distintos proyectos de la compañía.
• Generar estudios estadísticos (simples y de profundidad) de conocimiento del perfil comercial del cliente.
• Informar por medio electrónico, mensaje de texto o correo físico sobre información referente a LA SOCIEDAD.
• Los datos podrán ser remitidos con objeto de tratamiento a diferentes entidades inherentes al negocio como empresas dedicadas a la gestión de publicidad y mercadeo.
3. Servicio al cliente
• Presentar alternativas de diseño u opciones de acabados.
• Realizar encuestas de satisfacción del cliente
• Los datos podrán ser remitidos con objeto de tratamiento a empresas contratadas para realizar encuestas de satisfacción del cliente.
ON Architecture S.A.S. almacenará los datos personales y la información señalada anteriormente en carpetas físicas y digitales identificadas con el nombre de cada uno de ellos, garantizando la seguridad de que estos serán tratados únicamente por las áreas responsables y para controles internos de la ON Architecture S.A.S. dirigidas por auditorías internas.
Proveedores
ON Architecture S.A.S. solicitara de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para las siguientes finalidades:
• Generar una Base de Datos con su información.
• Realizar el pago de los servicios prestados.
• Consultar su información en listas restrictivas
• Entrega de información a entidades gubernamentales o judicial\es que la requieran.
• Soporte en procesos de auditoria interna.
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato en caso de llegarse a contratar.
ON Architecture S.A.S. informara el uso de su información.
Colaboradores
ON Architecture S.A.S. informará al postulante del tratamiento que se hará de sus datos personales y su finalidad, por medio del “Formato de Aviso de privacidad de datos personales”; la factibilidad del proceso se hará siempre y cuando se cuente con la autorización dada por el postulante.
ON Architecture S.A.S. solicitara los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para adelantar el proceso de selección gestionada por el área de RRHH de ON Architecture S.A.S. y por parte de terceros encargados de garantizar estándares de seguridad que requieren para la contratación, los cuales están regulados y seleccionados de acuerdo a unos criterios de efectividad y del tratamiento que estos dan a los datos personales entregados por los interesados.
ON Architecture S.A.S. almacenará los datos personales y la información señalada anteriormente en carpetas físicas y digitales identificadas con el nombre de cada uno de ellos, garantizando la seguridad de que estos serán tratados únicamente por el área de RRHH Y para controles internos de la ON Architecture S.A.S. dirigidas por auditorías internas.
Una vez el postulante no es seleccionado para la oferta laboral, ON Architecture S.A.S. informará por medio de un correo electrónico el agradecimiento por participar en el proceso y salvo que los titulares de los datos por escrito autoricen la destrucción de los mismos, estos serán recolectados en una base de datos para ofertas futuras.